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オフィス移転における総務の重要性!やるべきタスクやポイントをご紹介!

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オフィス移転における総務の重要性!やるべきタスクやポイントをご紹介!

オフィス移転における総務の重要性!やるべきタスクやポイントをご紹介!

オフィスを移転することが決まると、各部署で数多くのタスクが発生します。
とくに、社内外とのやり取りや実務に携わる総務は、膨大な業務に悩まされることもあるでしょう。
そこで今回は、オフィス移転における総務の重要性や、総務タスク、オフィス移転を滞りなく進めるポイントをご紹介します。

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オフィス移転における総務の重要性とは?

オフィス移転において総務はプロジェクトの管理と実務を担う役割であるため、マルチタスクをこなす必要があります。
また近年は、企業や団体が組織活動のために設備や環境を総合的に管理するファシリティマネジメントとの関わりが注目されています。
土地や建物や設備などのファシリティを適切にマネジメントすることで、オフィスブランディングや従業員のエンゲージメントにもつながるでしょう。
このような移転プロジェクトを総合的に管理する総務は、重要な役割であるといえます。

オフィス移転における総務タスク

オフィス移転前の総務タスクは、オフィス移転にプロジェクトのスケジュール作成、現オフィスの解約、重要な文書や資料のバックアップ、引っ越しの手配など多岐にわたります。
さらに、新オフィスの環境整備やレイアウト作成、OA機器およびオフィス家具の選定・手配、通信・セキュリティ・電気工事なども含まれます。
取引先への案内状の作成や社員証の作成など、オフィスの移転に伴って発生する庶務的なタスクについても、総務が割り当てられます。
そのほか、新オフィスのインフラやオフィス家具などの環境整備や、オフィスブランディングを踏まえた労働環境づくりが必要です。
オフィスを移転したあとも各種手続きなどが必要になりますが、期限があるものも多いため、忘れないようにしましょう。

オフィス移転を滞りなく進めるためのポイント

オフィスの移転をスムーズに進めるために、各事業者の手配は早めにおこないましょう。
また、事業開始までに新オフィスのインフラの整備が完了するように手配を進めておくこともポイントです。
オフィス移転のプロジェクトはタスクが多いので、チェックリストを活用してタスクを一覧で管理しておくといいでしょう。
ほかにも、自社ですべておこなうのではなく、オフィス移転サポート会社を利用することも、オフィス移転をスムーズに進めることができるポイントになります。

まとめ

オフィス移転プロジェクトを総合的に管理する総務は、その役割において重要性を持ちます。
そのため、移転前後のタスク管理や事業者の選定など、総務の役割は多岐にわたります。
オフィス移転をスムーズに進めるためには、各事業者を早めに選ぶ、チェックリストでタスクを管理するなどがポイントです。
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